Vous vous connectez pour la première fois ou vous désirez revoir les règles de réservation par Internet, veuillez lire attentivement les points ci-dessous.
L'ensemble de notre staff administratif se tient à votre disposition pour vous fournir tous les renseignements utiles, néanmoins voici résumées les principales règles de fonctionnement de ce nouveau système de réservations de départs.
Vous trouverez notamment des informations sur:
Vous devez renseigner votre « nom d'utilisateur » et votre « mot de passe », une nouvelle liste de liens apparaît à gauche de votre écran avec entre autres « Réservations », « Profil » et « Déconnexion ». Vous pouvez toujours changer votre « nom d'utilisateur » ou votre « mot de passe » dans « Profil ». Si vous ne connaissez pas votre « nom d'utilisateur » et votre « mot de passe » ou si vous les avez perdus, veuillez les réclamer au Secrétariat.
Vous accédez au module de réservations des départs en cliquant sur « Réservations ». Si vous arrivez à un nouvel écran avec « ATTENTION ..... RESERVATIONS REELLES » bravo, vous avez réussi, pour réserver un départ, voir le paragraphe « réserver un départ ».
Problème de connexion : lors de votre 1ère connexion sur « Réservations », votre navigateur Internet ouvre une nouvelle fenêtre. Certains navigateurs peuvent bloquer l'ouverture de cette fenêtre (page blanche), l'assimilant à une fenêtre publicitaire. Pour régler ce problème :
Nous vous demandons de nous laisser un peu de temps, afin d'exploiter au mieux ces retours d'informations, sachant qu'environ 99 % des membres qui ont utilisé le module de réservations ont réussi.
Si vous avez déjà pu vous connecter au moins une fois et que vous rencontrez des difficultés pour vous connecter à nouveau, cela est certainement dû à des travaux de maintenance sur les serveurs, ainsi nous vous demandons d'attendre une petite heure avant de renouveler votre accès à « Réservations ».
Vous renseigner une date en utilisant le petit déroulant (flèche vers le bas), éventuellement une heure et vous appuyer sur le bouton Afficher/Actualiser : la grille des départs de la journée demandée va apparaître. Lire les indications en bas de l'écran. Après avoir cliqué sur le logo en vert foncé à côté de l'heure de votre choix, une nouvelle grille apparaît afin de réserver votre départ en 2 étapes :
Depuis la saison 2006 : les grilles sont ouvertes 4 jours et demi à l'avance, soit le mardi à 19h pour le dimanche.
Les Internautes pourront donc réserver leur départ dès ce moment-là, alors que les appels téléphoniques seront pris dès le lendemain à l'ouverture du secrétariat. Toutefois, pour chaque tranche d'une heure, seuls 5 départs (logo en vert foncé) sur 7 seront disponibles pour la réservation Internet, de manière à laisser des possibilités de réservations aux personnes qui n'utiliseront pas ce procédé. Ainsi, pour chaque heure, les deux premiers départs (.00 et .08) ne seront pas accessibles depuis Internet (logo en vert clair).
Il est à signaler qu'aucune réservation ne pourra être effectuée sur Internet entre minuit et 7 heures du matin, période durant laquelle s'effectuent toutes les sauvegardes de nos systèmes informatiques.
Lorsque vous entamez une réservation, le départ que vous avez sélectionné est bloqué pendant 2 minutes. Il sera automatiquement débloqué passé ce délai, et si vous n'avez pas terminé votre réservation, elle ne sera pas prise en compte. Un message vous indiquant « Jeu lent » apparaîtra à l'écran. Si ce départ n'a pas été réservé par ailleurs, vous pouvez le reprendre à nouveau.
Chaque membre ayant acquitté une cotisation golf pourra se connecter par le biais de son nom d'utilisateur et de son mot de passe fournis l'année dernière. Cela signifie que les conjoints et ayant-droits pourront également réserver depuis Internet. Toutefois, ils auront accès aux grilles du week-end, mais pas la possibilité de réserver pour soi-même. D'autre part en tant que réserveur pour un autre membre le week-end, l'ayant-droit n'apparaît pas dans la liste proposée. Par défaut, les enfants ayant payé une cotisation golf ont un accès.
Si vous souhaitez interdire l'accès pour vos enfants, nous vous demandons de nous le signaler au secrétariat.
Quelle que soit la personne qui effectue la réservation, un même joueur ne pourra avoir plus de trois réservations «actives», sur la période d'ouverture des grilles (hors compétition).
On entend par départ actif tout départ qui n'est pas encore échu. Les départs du jour sont retranchés chaque soir à la fermeture du Secrétariat (Période d'été : 19h00).
Nous avons souhaité limiter le nombre de départs pour chaque membre, compte tenu notamment du fait que ces «quotas» ne comprennent pas, les départs au 10, les inscriptions aux compétitions, qu'elles soient de sections ou du week-end.
Tout d'abord, nous vous informons que vous ne pouvez réserver par le biais d'Internet que pour des Membres du Club. Pour réserver un départ pour des invités, vous êtes priés de contacter le secrétariat par téléphone.
Les membres pourront également réserver des départs pour d'autres personnes qu'eux-mêmes, en tant que «réserveur». Toutefois, là aussi, le nombre de réservations sera limité. Chaque membre pouvant réserver trois départs pour lui-même, il nous a paru logique qu'il puisse compléter ces trois départs, donc le nombre de réservations effectuées pour autrui sera limité à 9 (3x3). Ainsi, chacun pourra avoir 3 départs de 4 personnes actifs en même temps. Deux chiffres à retenir au niveau des compteurs de chaque membre hors compétition :
Si le membre que vous recherchez n'apparaît pas dans la liste des joueurs, c'est qu'il compte déjà 3 départs actifs.
Si vous souhaitez interdire à un autre membre (autrui) de réserver pour vous même, vous pouvez également le demander au Secrétariat.
En bas de l'écran, vous trouverez 2 liens vers « Vos départs » et « Vos réservations » : Le premier correspond à l'ensemble des départs actifs vous concernant. Sur cet écran, si vous supprimez un départ, vous ne supprimez que votre nom. Le second correspond à l'ensemble des réservations que vous avez effectuées. Sur cet écran, si vous supprimez un départ, vous supprimez toute la ligne.
Nous attirons cependant votre attention sur les délais d'annulation. En effet, pour éviter le phénomène de «surréservation», et les annulations qui en découlent, nous avons souhaité que le délai minimal d'annulation d'un départ par le biais d'Internet soit fixé à 18 heures avant le départ (ex. départ pour 12 h. le jeudi : annulation jusqu'à 18 h. le mercredi). Si vous avez un contretemps le jour même, il vous faudra annuler votre réservation par téléphone auprès du secrétariat. Toutefois, si l'annulation intervient moins de 2 heures avant le départ, elle ne sera pas prise en compte et vous serez considéré comme «no show».
Une personne sera considérée comme «no show» dès lors qu'elle n'aura pas «honoré» une réservation de départ. En effet, devant l'occupation grandissante du parcours, il devient particulièrement désagréable de constater que des départs sont réservés pour des personnes qui ne viennent pas, privant ainsi d'autres membres de prendre ce départ laissé vacant. Pour éviter que le phénomène ne s'accentue avec la mise en place des réservations par le biais d'Internet, nous avons donc décidé d'être nettement plus rigoureux dans ce domaine. Ainsi, toute personne qui sera l'auteur de 3 «no show» se verra signifier une interdiction de réservation par Internet pendant une période d'un mois. Enfin, en cas de récidive après cette période de «purgatoire», le membre incriminé se verra retiré l'accès aux réservations Internet pour le restant de la saison.
Nous espérons sincèrement que nous n'aurons pas à utiliser ce genre de «sanctions» et que chacun comprendra qu'il est dans l'intérêt de tous de respecter les règles de fonctionnement mises en place.
Par ailleurs, les starters seront vigilants quant aux personnes qui se présenteront aux départs par rapport aux noms inscrits dans les réservations, afin d'éviter de contourner la règle des trois réservations possibles par joueur.
Les compétitions (week-end et sections) n'entrent pas dans les «quotas» décrits plus haut. Les principes d'inscription restent les mêmes que l'année dernière.
Toutefois, compte tenu de l'ouverture précoce des grilles, nous serons amenés à réserver une plage horaire pour les compétitions en prenant en compte un nombre «estimatif» de participants.
Pour certaines compétitions, une zone apparaîtra sur Internet comme pouvant être partiellement libérée la veille en fonction du nombre réel d'inscrits à la compétition. Vous pourrez donc réserver votre départ normalement et consulter la grille la veille, aux alentours de midi, pour éventuellement avancer l'heure de votre départ.
Les heures de départ des compétitions figureront dès la veille à midi sur le site Internet du Club, dans la rubrique «compétitions», mais ne seront pas consultables dans le module des réservations de départs.
L'index, qui figure à côté de chaque nom sur la liste des départs, est celui du début de saison.
Toujours vous déconnecter à la fin d'utilisation du module de réservation des départs, en fermant la fenêtre avec la croix en haut à droite et ensuite cliquer sur « déconnexion » dans la liste à gauche.
N'hésitez pas à poser toutes les questions qui vous sembleront utiles et... BON SURF !!